Formatowanie - skróty klawiaturowe

Osoby pracujące z arkuszem kalkulacyjnym często muszą formatować komórki tak aby dane w nich zawarte były zapisane w odpowiednim formacie liczbowym. Można oczywiście wybierać odpowiednie opcje formatowania z paska narzędzi albo poprzez okienko Formatowanie komórek, które możemy szybko włączyć wciskając CTRL+1. W excelu występują jednak skróty klawiaturowe, które pozwolą na szybkie formatowanie niektórych typów danych.




CTRL+SHIFT+! - formatuje liczby ustawiając separator oraz dwa miejsca po przecinku


CTRL+SHIFT+@ - formatuje ułamek reprezentujący czas na format godzinowy


CTRL+SHIFT+# - przekształca liczbę reprezentującą datę na standardowy formaty daty


CTRL+SHIFT+$ - zamienia liczbę na liczbę w formacie walutowym


CTRL+SHIFT+% - formatuje ułamek na zapis procentowy


CTRL+SHIFT+^ - skrót ten wprowadza format wykładniczy

Inne przydatne skróty to np:

CTRL+; - wstawianie aktualnej daty w standardowym formacie

CTRL+SHIFT+: - wstawianie aktualnej godziny w formacie godzinowym

Funkcja DATA.RÓŻNICA()

Funkcja Data.Różnica nie jest opisana w pomocy arkusza kalkulacyjnego Excel ani w wersji 2003 jak i w wersjach wyższych. Wyszukując opis na stronach microsoftu napotkałem kiedyś na błędnie podane parametry dlatego postanowiłem zamieścić dokładny opis wraz z przykładami.

Jest to funkcja posiadająca 3 argumenty a jej składnia przedstawia się następująco:

=Data.Różnica(Data_początkowa; Data_końcowa; Parametr)

gdzie w polu Parametr wpisujemy:

• Data_początkowa - jest to kolejna liczba określająca datę od której chcemy rozpocząć liczenie
• Data_końcowa - liczba określająca datę końcową do której obliczamy ilość dni/miesięcy/lat
• Parametr - służy do określenia co ma być wyliczone, może przyjmować wartości:

• "Y" - oblicza ilość pełnych lat jakie minęły w podanym zakresie
• "M" - oblicza ilość pełnych miesięcy jakie minęły pomiędzy datą początkową i końcową
• "D" - oblicza ilość dni - podobnie jak odejmowanie dat od siebie
• "MD" - oblicza ilość dni pomiędzy datami ignorując miesiące i lata
• "YM" - oblicza ilość miesięcy między datą początkową i końcową z pominięciem dni i lat
• "YD" - oblicza ilość dni między datami ignorując lata

W kolumnie B wpisane są daty początkowe, kolumna C zawiera daty końcowe a w kolumnach od D do I podane są wyniki dla odpowiednich parametrów.
Komórka I5 ma inną wartość niż komórki I4 oraz I6 ponieważ w 2008 roku luty miał 29 dni, spowodowało to dodanie jednego dnia w całym zakresie pomiędzy 1 stycznia a 27 grudnia.

Poniżej podaję odpowiednie formuły:

D4 =DATA.RÓŻNICA(B4;C4;"y")
E4 =DATA.RÓŻNICA(B4;C4;"m")
F4 =DATA.RÓŻNICA(B4;C4;"d")
G4 =DATA.RÓŻNICA(B4;C4;"md")
H4 =DATA.RÓŻNICA(B4;C4;"ym")
I4 =DATA.RÓŻNICA(B4;C4;"yd")

W wierszu 10 w komórkach D:I pojawił się napis #Liczba!, który informuje nas o występującym błędzie. Błąd w tym wierszu umieściłem celowo aby pokazać co się stanie jeżeli data początkowa będzie późniejsza niż data końcowa.
Mam nadzieję, że zamieszczony opis będzie pomocny w pracy z arkuszem kalkulacyjnym.
Będę wdzięczny za wszelkie uwagi które mogą pomóc w pracy oraz na sugestie dotyczące nowych postów i problemów z arkuszem.

Lista rozwijana - excel 2003

W tym poście pokażę w jaki sposób możemy utworzyć listę rozwijaną. Dzięki zastosowaniu list rozwijanych możemy uniknąć wielu błędów podczas wprowadzania danych. Listy takie również przyspieszają pracę ponieważ nie musimy wpisywać wielokrotnie tego samego tekstu - wystarczy go wybrać na liście.

wycinek arkusza z danymi

Do dzieła. Najpierw wprowadzamy do arkusza dane, które mają znaleźć się na liście. W moim przykładzie wprowadziłem kilka nazwisk w taki oto sposób:

Okno sprawdzania poprawności

Gdy dane do listy zostały już wprowadzone zaznaczamy komórkę, w której ma się pojawić lista rozwijana. Kolejnym krokiem jest wybranie opcji: Dane -> Sprawdzanie poprawności... Naszym oczom ukaże się okienko:





W zakładce Ustawienia poniżej napisu Kryteria poprawności na liście rozwijanej Dozwolone: zmieniamy Dowolną wartość na Lista.

Naszym oczom ukaże się zmienione okno:

Klikamy w polu edycyjnym poniżej napisu Źródło: i zaznaczamy dane które mają się pojawić na liście rozwijanej.

Aby na liście rozwijanej pojawiły się nazwiska, które zostały wprowadzone do komórek od A1 do A6 możemy również wpisać ręcznie odpowiedni zakres danych.
=$A$1:$A$6
Należy pamiętać o blokowaniu komórek znakami $.







Poniższy rysunek przedstawia poprawnie zaznaczone dane dla zakresu nazwisk:

Teraz pozostaje nam już tylko wciśnięcie przycisku OK i lista rozwijana już działa.









Spostrzeżenia:

• Na liście rozwijanej pojawią się dane zaznaczone w trakcie tworzenia listy
• Ta lista nie aktualizuje się sama dlatego dopisanie nowej zawartości do komórki A7 nie spowoduje pojawienie się nowego nazwiska na liście
• Aby rozwinąć listę przy użyciu klawiatury należy zaznaczyć komórkę w której znajduje się lista a następnie trzymając lewy Alt wcisnąć na klawiaturze strzałkę w dół
• W każdej chwili możemy zmodyfikować listę poprzez wprowadzenie innego zakresu danych.